Przejdź do głównej zawartości

Jak zarządzać sprzedażą


„Rafał jak zawsze równo i solidnie dowozi wynik” – w swoich najlepszych latach pracy w bankowości, czy to na stanowisku doradczym czy managerskim, nieskromnie mogę pochwalić się dość częstą taką właśnie opinią. Gdy współpracownicy pytali mnie: „jak to robisz?”, odpowiadałem zawsze: „to proste, zamykam plan w trzy tygodnie, w ostatnim robię górkę i przygotowuję tematy na następny miesiąc”. To proste, ale taka strategia nie bierze się z powietrza i zajęło to kilka lat, zanim udało mi się ją dopracować.
W dzisiejszym wpisie dam Ci trochę odpocząć od tematu dochodów i wydatków, ale nadal utrzymam Cię w obszarze rozsądnego zarządzania.. sprzedażą :)


W pierwszym zamyśle miał to być mój solowy odcinek podcastu „W nurcie sprzedaży” (zapraszam do słuchania innych odcinków :)), ale pomyślałem o kilku moich kolegach z pracy, którzy jasno wyrazili to, że nie mogą się skupić na słuchaniu i woleliby to wszystko przeczytać. Koledzy, dzisiejszy artykuł specjalnie dla Was i osób, które mają tak samo.

Od prawej do lewej

Jeden z moich szefów nauczył mnie metody planowania działań w sprzedaży oraz pracy nad doradcami w obszarze liczby dwiema metodami: od lewej do prawej oraz od prawej do lewej.
Same nazwy pewnie nic Ci nie powiedzą, ponieważ zostały stworzone na potrzeby pliku do planowania działań w celu realizacji miesięcznego planu sprzedażowego. Parafrazując, można by nazwać te metody: praca na ilości oraz praca na jakości. W skrócie (bo nie o tym teraz chcę pisać), praca na ilości polega na zwiększaniu ilości szans sprzedażowych przy zachowaniu tego samego współczynnika konwersji, a praca na jakości na odwrót – zwiększamy poziom konwersji przy takiej samej ilości szans sprzedażowych. Oczywiście, najlepszym rozwiązaniem jest łączenie obu metod, ale muszą być do tego sprzyjające warunki otoczenia i przede wszystkim zespół na odpowiednim poziomie rozwojowym.

Przechodząc do meritum, metoda od prawej do lewej składa się z dwóch etapów.

1. Rozbicie celów całościowych na cząstkowe.

cel roczny <- cel miesięczny <- cele tygodniowe <- cele dzienne

Dzięki takiemu rozbiciu, roczny cel, który na pierwszy rzut oka może powalić i tym samym skutecznie zdemotywować, w ujęciu dziennym nie wygląda już tak strasznie. Najczęściej przekazując plany swoim podwładnym, najpierw słyszałem „o matko, ile?”, po chwili rozmowy jednak okazywało się, że nie ma tragedii i da się to zrobić. Tym samym, zaczynając od prawej, czyli celu dziennego, przechodzisz do lewej, kolejno przez cel tygodniowy i miesięczny, aż do rocznego.

Oczywiście powyższy łańcuch jest przykładem poglądowym, większość sprzedawców nie posiada celu rocznego, tylko miesięczne. Z drugiej strony nie każdy obszar wymaga ustalania celów dziennych. Jeżeli sprzedajesz coś „na sztuki” (nie mylić z „na sztukę” ;)) to spokojnie możesz tak to rozbić, np. cel miesięczny wynosi 60 szt. telefonów <- tygodniowo musisz sprzedawać 20 telefonów (planujesz zamknąć plan po trzech tygodniach) <- dziennie potrzebujesz więc sprzedawać 4 telefony (przy pięciodniowym tygodniu pracy).

Jeśli natomiast Twój cel jest wolumenowy i jego wartość może ulegać zmianie, dzienny cel sprzedażowy jest trochę pozbawiony sensu. Na przykład, jeśli sprzedajesz fundusze inwestycyjne i masz w planie miesięcznym 100 tys. zł. <- tygodniowo ok. 30 tys. zł <- dziennie ok. 6 tys. zł. – każdy kto sprzedawał FI wie, że nierealnym jest „wrzucać” codziennie 6 tys. zł. na inwestycje. W tym przypadku nawet ustalanie tygodniowych celów może być zbędne, bo taką sprzedaż często zamyka się „jednym strzałem”, ale temat polowania na złotego klienta vs systematyczna praca, to zupełnie inna bajka.

2. Ustalenie planu działań.

cel <- podjęte działania <- szanse sprzedażowe <- skuteczność <- realny zwrot

Ustalenie dobrego i skutecznego planu działań wymaga trochę doświadczenia, a przede wszystkim znajomości umiejętności własnych lub zespołu i trochę danych historycznych. Najlepiej zobrazować to na przykładowej tabelce: 


Cel
Działania
Ilość
Skuteczność
Zwrot
Pozyskanie 12 umów na pakiet telefon + internet + telewizja
wykorzystanie trafficu
100
3%
3
klienci utrzymaniowi
30
15%
4
klienci mv
50
5%
2
klienci fbb
40
10%
4

1. Załóżmy, że doradca ma sprzedać 12 pakietów telekomunikacyjnych w miesiącu.
2. Działania, jakie podejmie by zrealizować ten cel to:

- wykorzystanie trafficu – będzie proponował pakiet klientom, którzy przychodzą do punktu z ulicy w celu załatwienia jakiejś sprawy,
- klienci utrzymaniowi – wykona kontakt do klientów z bazy, którym kończą się aktualne umowy w celu ich przedłużenia z cross-sellem pakietu,
- klienci mv – wykona kontakt do klientów z bazy, którzy posiadają umowy usług komórkowych w celu cross-sellu pakietu,
- klienci fbb – wykona kontakt do klientów z bazy, którzy posiadają umowy usług stacjonarnych w celu cross-sellu pakietu.

3. Na podstawie danych historycznych oraz znajomości portfela klientów wiesz, że:

- obsługuje średnio 100 klientów na miesiąc z poziomem konwersji 3%
- w danym miesiącu ma 30 klientów, którym kończy się obecny kontrakt, jego skuteczność w pracy na takiej bazie wynosi 15%
- w bazie kontaktów klientów mv ma 50 rekordów, jego średnia skuteczność wynosi 5%
- w podobnej bazie klientów fbb ma 40 kontaktów, które zwykle konwertuje na poziomie 10%

4. Przy podanych założeniach, posiadanych danych i znajomości doradcy, możemy założyć, że zamknie plan z nadwyżką 1 pakietu – czyli ma drobny margines błędu.

Teraz tylko zostaje podzielić działania na tygodnie i ewentualnie nadać cel dzienny: 


Działania
T1
T2
T3
T4
Dziennie
wykorzystanie trafficu
33
33
33

7
klienci utrzymaniowi
10
10
10

2
klienci mv
16
16
16

3
klienci fbb
13
13
13

4

W ten sposób doradca wie, że dziennie powinien wykonać w sumie 9 skutecznych kontaktów do klientów z baz oraz obsłużyć 7 klientów wchodzących – dzięki temu zrealizuje założony cel miesięczny.
Możesz dla pewności zestawić rezultat założeń z rozbitymi celami i zweryfikować, czy wszystko się spina. Jeśli nie, wprowadź modyfikacje w poszczególnych działaniach lub dodaj inne.

Proste, prawda? :)

Założenia a rzeczywistość

Powyższy przykład jest oczywiście wymyślony „na kolanie”, w rzeczywistości liczba kontaktów i zaplanowane działania mogą być zupełnie inne, w zależności od tego, w jakiej branży pracujemy, jaki mamy potencjał, w czym się specjalizujemy, jaka jest charakterystyka punktu itp.
Jednak są pewne „złote zasady”, które potrafią urealnić taki plan działań:

1. Planuj tylko takie działania, które jesteś w stanie wykonać – co z tego, że zaplanujesz w miesiącu 10 wyjść do firm, jak zgodnie z grafikiem nie będziesz mieć możliwości opuszczenia stanowiska pracy. 

2. Na pierwszym miejscu stawiaj działania, które przyniosą największy efekt i staraj się nimi zamknąć co najmniej 90% planu. Działania, które mogą nie wypalić, zostaw sobie na ewentualną „górkę”. 

3. Wkładaj najwięcej energii w działania, które indywidualnie idą Ci najlepiej. Jeśli dobrze czujesz się w rozmowie bezpośredniej z klientem, a słabo idzie Ci dzwonienie, nie opieraj realizacji planu na bazie zimnych kontaktów, tylko na spotkaniach z klientami. 

4. Zawsze planuj realizację celów z 10-15% zapasem tego, co chcesz osiągnąć. Dzięki temu masz bufor bezpieczeństwa, jeśli coś pójdzie nie tak lub możesz zrobić „górkę”.

5. Pracuj na swoim planie i wprowadzaj modyfikacje w trakcie miesiąca. Niech tabelka z działaniami nie będzie tylko tabelką, którą uzupełniasz na początku i końcu miesiąca. Jeśli preferujesz rozliczanie tygodniowe, rozliczaj się co poniedziałek z poprzedniego tygodnia – sprawdzaj, co Ci się udało wykonać, a gdzie masz rezerwę i na czym powinieneś się bardziej skupić w tym tygodniu.

Regularny dobry wynik

No właśnie, tyle kwestii „technicznych”. Wiesz już jak rozdzielić plany, żeby nie wyglądały na niewykonalne oraz jak zaplanować działania i jak z nimi pracować. Ale gdzie to sedno tytułowego zarządzania sprzedażą? Już tłumaczę, lecz najpierw mały disclaimer.

To, co teraz napiszę, jest moim indywidualnym podejściem do kwestii realizacji celów. Twój przełożony, firma w której pracujesz lub po prostu Ty sam możesz się absolutnie z tym nie zgodzić i nie ma w tym nic dziwnego. Jednak mi osobiście takie działanie w 99% przynosiło bardzo pozytywny, długoterminowy efekt i polecam je, jako sposób na przetrwanie w sieci sprzedaży z dobrymi wynikami, bez niepotrzebnych napięć. 

Załóżmy, że zgodnie ze wszystkim, co napisałem powyżej, zrealizowałeś swój plan na poziomie 105 – 110%. Został Ci jeszcze tydzień i kilka szans na sprzedaż, np. kilka umówionych spotkań z klientami, z którymi jest duże prawdopodobieństwo finalizacji sprzedaży. Masz dwie możliwości:

1. Ciśniesz wynik na maxa, żeby wyrobić 150% planu lub więcej.

2. Przekładasz sprzedaż na następny miesiąc i zaczynasz go z dobrym uderzeniem.

Na pewno już się domyśliłeś, że ja preferuję punkt nr 2. Dlaczego?

1. Jeśli zaczniesz miesiąc z cyfrą za plecami dużo lepiej będzie Ci się pracować, niż jakbyś miał tę sprzedaż gonić.

2. Przełożenie sprzedaży z ostatniego tygodnia na początek następnego miesiąca zwiększy prawdopodobieństwo, że ponownie zamkniesz plan przed czasem.

3. Ostatni tydzień miesiąca zwykle kojarzy się z nerwowymi akcjami i szukaniem dziury w całym – Ty w tym nie uczestniczysz, masz kilka dni „wolnego”.

4. Równy, stabilny wynik na poziomie 100% lub lekko powyżej 100%, w dłuższym terminie będzie wyglądał zdecydowanie lepiej na wykresach, niż sinusoida jednego miesiąca na 150%, a następnego na 70%.

5. Równy, stabilny wynik Twój lub Twojego zespołu będzie oddechem dla Twojego przełożonego – przyjeżdżając do Ciebie z wizytą będzie mógł porozmawiać o czymś przyjemnym, a nie łajać Cię za słabe wyniki i na siłę wymyślać działania.

6. Jeśli pracujesz w sieci sprzedaży, Twój przełożony doceni to, że odciążasz go od zajmowania się sprawami Twojego oddziału. Dzięki temu może zająć się innymi sprawami.

7. Z czasem, jak wejdziesz we właściwy rytm, wynik zacznie „robić się sam”, a Ty będziesz miał czas na inne aktywności, np. rozwój własny lub Twoich ludzi, testowanie nowych rozwiązań, realizowanie zadań, o które poprosi Cię przełożony, a za które będzie Ci niezmiernie wdzięczny.

8. Może i nie będziesz najlepszy, może i nie będziesz numerem 1., ale na pewno zawsze będziesz w czołówce, niezależnie od trendów, wzlotów i upadków innych, dobrych czy złych miesięcy. Wystarczy być wystarczająco dobrym, to tylko praca ;)

9. W przypadku słabego miesiąca chroni Cię Twoja marka - nikt nie będzie ingerował w Twoją pracę, bo wie, że sobie poradzisz. Nie będziesz czuł presji, ani tracił czasu na plany naprawcze i gdy następny miesiąc będzie już dobry, nikt nie będzie pamiętał poprzedniego. Poza tym, pewnie i tak masz górkę z poprzednich miesięcy, więc spadek nie będzie tak dotkliwy.

10. Ten punkt jest dla Ciebie – spróbuj metody i wstaw swoje spostrzeżenia :)

Spróbujesz?

I co o tym myślisz? Działałeś już w taki sposób czy jest to dla Ciebie zupełną nowością? Przyznam, nie jest to nic odkrywczego, ale pomimo pracy w wielu różnych miejscach, jedna na dziesięć osób myślała podobnie i działała w podobny sposób. Nie muszę chyba mówić, że byli to cenieni pracownicy, pomimo tego, że nie przebijali kolejnych rekordów.

Na koniec zbiorę dla Ciebie to wszystko w kilku krokach – przetestuj je na sobie:

1. Rozbij swój plan tak, żeby nie przerażał.

2. Ustal skuteczne działania.

3. Zaplanuj realizację na tydzień przed końcem miesiąca.

4. Pracuj na planie, weryfikuj realizację działań.

5. Po osiągnięciu zadowalającego wyniku, przełóż zapas na następny miesiąc.

6. Powtarzaj co miesiąc :) 


Nie pozostaje mi nic innego jak życzyć Ci powodzenia!!

Cześć :)

Komentarze

  1. Dobry artykuł przyjemnie się czytało. Całe założenia niestety runą na glebę gdy okazuje się, że nie umiemy wykonać planu, bo jest on po prostu nierealny jak na ilość obsługiwanych klientów. Po podzieleniu planu na mniejsze w takiej sytuacji mamy do czynienia z sytuacją gdzie co dziennie musimy nadrabiać plan z po przedniego dnia. Powinno się wtedy stworzyć sobie realny plan który możemy zrobić, ale to z kolei nie zadowoli pracodawcę. Jak żyć? :)

    OdpowiedzUsuń
  2. Damian, w większości przypadków stwierdzenie "nie ma klientów" jest tylko wymówką. Podkreślę "w większości przypadków", bo faktycznie zauważam odpływ strumienia klientów w niektórych branżach. Tym bardziej, jako sprzedawca, Twoim głównym celem powinna być praca nad pozyskaniem tego klienta i maksymalnym wykorzystaniu jego potencjału. A w tym powinien Ci pomóc Twój manager :)

    W jednym z podcastów "W nurcie sprzedaży" Rafał powiedział coś takiego: "jeśli naprawdę zrobisz wszystko co w Twojej mocy, ten plan jednak da się zrobić" - i jest w tym dużo prawdy. Zawsze jest mnóstwo możliwości dotarcia do osób, które są zainteresowane Twoimi rozwiązaniami, pytanie brzmi: czy zrobisz wszystko, żeby ich znaleźć? ;)

    OdpowiedzUsuń

Prześlij komentarz